Import klubowiczów z pliku – koniec z przepisywaniem listy ręcznie

Znasz to: klub ma swoją listę członków w Excelu, a żeby ruszyć z portalem, ktoś musi ją przepisać. Konto po koncie. Przy dwustu osobach to kilka dni pracy biura.

Od teraz wgrywasz plik i konta zakładają się same. Nowa strona Import z plików własnych jest w menu, w grupie Import klubowiczów – obok znanego już importu z PZSS.

🆕 Jak to działa?

1. Pobierasz wzór

Na stronie importu jest przycisk Pobierz wzorcowy plik CSV. Dostajesz gotową tabelę z nazwami kolumn i jednym wierszem przykładowym, żeby było widać, jak wpisywać daty czy PESEL.

Otwierasz go w Excelu, uzupełniasz wiersz po wierszu i zapisujesz przez Plik → Zapisz jako → CSV.

Masz już własny plik? Też go wgraj – kolumny wskażesz w następnym kroku.

2. Wgrywasz plik, kolumny rozpoznają się same

Plik z naszego wzoru nie wymaga niczego więcej: wszystkie kolumny rozpoznajemy automatycznie i zobaczysz zielony komunikat, ile ich było.

Przy własnym pliku pokazujemy tabelę: nazwa kolumny, przykładowe wartości z Twojego pliku i lista wyboru „zapisz jako". Czego nie potrzebujesz – zostawiasz jako nie importuj.

Rozpoznajemy też pliki zapisane po polsku, z ogonkami i średnikami – nie musisz nic konwertować.

3. Oglądasz listę, zanim cokolwiek się zapisze

To najważniejszy krok. Nic nie trafia do rejestru klubowiczów, dopóki sam tego nie potwierdzisz.

Po prawej stronie masz zestawienie, w którym każdą liczbę można kliknąć:

| Pozycja | Co znaczy | | --- | --- | | Do założenia | zupełnie nowe osoby | | Do uzupełnienia | ktoś, kto już jest w Twoim klubie | | Z innego klubu | ma konto w portalu, ale w innym klubie | | Z uwagami | wejdzie, ale pominiemy jedną wartość | | Nie wejdą | brakuje danych niezbędnych albo to duplikat |

Do tego filtry: po nazwisku, miejscowości, kodzie zewnętrznym, rodzaju członkostwa, a także po tym, kto ma pozwolenie na broń, patent, licencję czy uprawnienia sędziowskie.

✅ Cztery dane niezbędne, reszta opcjonalnie

Żeby założyć konto, potrzebujemy imienia, nazwiska, PESEL-u i adresu e-mail. We wzorze mają przy nazwie gwiazdkę.

Wszystko inne jest dodatkiem: adres, telefon, miejsce urodzenia, kod systemu zewnętrznego (np. numer legitymacji), data przyjęcia do klubu, pozwolenie na broń wraz z organem wydającym, pozwolenie kolekcjonerskie, patent, licencja zawodnicza, uprawnienia instruktorskie, numer prowadzącego strzelanie oraz komplet danych sędziowskich – klasy, numery i daty ważności.

Czego nie masz w pliku, tego po prostu nie zapiszemy. Zła wartość w kolumnie dodatkowej nie blokuje całego wiersza – pomijamy tę jedną rzecz, resztę zapisujemy i mówimy Ci o tym.

Nie znasz daty przyjęcia do klubu? Wpiszemy dzień importu i zaznaczymy to w uwagach. Pusta data jest gorsza niż przybliżona.

🔧 Poprawianie bez wracania do Excela

Przy każdym wierszu jest przycisk Popraw. Otwiera okno ze wszystkimi polami tej osoby – poprawiasz literówkę w adresie i wiersz od razu przechodzi walidację jeszcze raz.

Jeśli poprawka zrobiłaby z kogoś duplikat innej osoby z tego samego pliku, powiemy o tym zamiast po cichu zdublować kartotekę.

Wiersz, którego w ogóle nie chcesz, usuwasz przyciskiem Usuń. Poprawki i usunięcia dotyczą tylko tego, co czeka na dodanie – plik na Twoim dysku zostaje bez zmian, a osoby już dodane do rejestru zostają na miejscu.

💰 Status członkostwa a Twoje rachunki

Do rozliczenia składek i do opłaty za portal liczą się wyłącznie osoby ze statusem „Aktywny".

Dlatego import proponuje status „Nowy". Możesz spokojnie wgrać archiwalną listę sprzed lat, przejrzeć ją i dopiero potem zdecydować, kto nadal jest w klubie.

Status wybierasz na samym końcu, w oknie potwierdzenia zapisu — wtedy, gdy widzisz już gotową listę i wiesz, ilu osobom założymy członkostwo. Po zapisie stanie okno z podsumowaniem: ile osób weszło, z jakim statusem i jak go zmienić jednym kliknięciem.

Osobie, która już jest członkiem Twojego klubu, import domyślnie statusu nie rusza. Wgranie starej listy ze statusem „Nowy" nikogo nie wypisze z rozliczenia.

Ale bywa odwrotnie: wgrywasz aktualną listę członków i chcesz im wszystkim ustawić „Aktywny" jednym ruchem. W oknie potwierdzenia jest na to przełącznik – „Ustaw ten status także N osobom, które już są w klubie". Zaznaczasz i od razu widzisz, ile osób wejdzie do rozliczenia składek albo z niego wypadnie.

👥 Gdy ktoś już jest w portalu

W tym samym oknie potwierdzenia, pod wyborem statusu, pytamy co zrobić z osobami, które system już zna:

• Uzupełnij puste pola – domyślne i najbezpieczniejsze. Wypełnione dane zostają nietknięte.
• Nadpisz danymi z pliku – tylko wtedy, gdy plik jest nowszy niż portal.
• Nie ruszaj ich – wejdą wyłącznie zupełnie nowe osoby.

Dwie zasady obowiązują zawsze, niezależnie od wyboru:

Patentów, licencji i uprawnień sędziowskich z PZSS plik nie nadpisze. Może je co najwyżej uzupełnić, gdy są puste – w tych danych to PZSS jest źródłem prawdy.

Osoby z innego klubu dopisujemy do siebie, ale nie zmieniamy jej danych. Zostaje konto, które już jest w portalu, więc nie powstaje druga karta tej samej osoby.

Przy nadpisywaniu wskazujesz jeszcze, czego dokładnie ma dotyczyć: dane osobowe, członkostwo w klubie, pozwolenie na broń, uprawnienia strzeleckie, sędzia. Imienia, nazwiska, PESEL-u i e-maila nie nadpisujemy nigdy – po nich rozpoznajemy osobę.

Jedno zachowuje się inaczej niż reszta: notatka. Jeśli klubowicz ma już notatkę wpisaną przez biuro, treść z pliku dopisujemy na końcu, zamiast ją zastępować. Uwagi napisane ręcznie przez klub nie mogą zniknąć przez import. Ten sam tekst nie doklei się dwa razy, więc możesz wgrać ten sam plik ponownie i notatka nie urośnie.

🔎 Po roku widać, skąd kto się wziął

Na liście klubowiczów, w informacjach o osobie, jest linia Źródło. Mówi, co ostatnio ustawiło dane tej osoby:

• SOZ – dane przyszły z pobierania z PZSS,
• Z pliku – osoba weszła albo została odświeżona importem z pliku,
• Rejestracja – klubowicz zapisał się sam przez stronę klubu,
• Ręcznie – ktoś z klubu dodał ją w panelu,
• nieznane – członkostwo powstało, zanim zaczęliśmy to zapisywać.

Tę samą listę masz w filtrach, jako Skąd jest w klubie. Możesz nią wyciągnąć na przykład wszystkich, którzy weszli z ostatniego pliku.

Kliknięcie w linię otwiera historię członkostwa: każda zmiana po kolei, z datą, statusem, tym kto był wtedy zalogowany i tym, czym dane weszły. Dwie ostatnie rzeczy to co innego – przy imporcie zobaczysz swoje nazwisko i „Z pliku".

🏢 A jeśli klub ma sześć tysięcy członków?

Przejdzie. Przyjmujemy pliki do 10 MB, a lista sześciu tysięcy osób z kompletem danych waży około półtora megabajta.

Taki zapis trwa kilka minut i idzie porcjami – na ekranie widzisz pasek postępu z liczbą już dodanych osób. Możesz w tym czasie zamknąć stronę.

Gdy wrócisz, zobaczysz komunikat „Zapis został przerwany" z liczbą osób, które zostały, i przycisk Wznów zapis. Dopiszemy tylko brakujące – nic się nie zdubluje, bo osoby już dodane są przy kolejnym podejściu pomijane.

Nie musisz też wgrywać wszystkich naraz. Zaznacz ptaszkami wybrane wiersze albo zawęź listę filtrami i kliknij Dodaj zaznaczonych.

❓ FAQ

Czy import wyśle klubowiczom maile albo hasła? Nie. Import zakłada konta i tyle, żadnej poczty nie wysyła. Każdy przejmuje swoje konto sam, przez „Nie pamiętam hasła", na adres podany w pliku.

Wgrałem ten sam plik dwa razy – będą duplikaty? Nie. Osobę rozpoznajemy po kodzie systemu zewnętrznego, PESEL-u i adresie e-mail. Drugi przebieg uzupełni dane zamiast zakładać kolejne konta.

Mam plik .xlsx – co z nim zrobić? Na razie przyjmujemy tylko CSV. W Excelu wybierz „Zapisz jako" i format CSV. Obsługę plików Excela planujemy osobno.

Kto ma dostęp do importu? To osobne uprawnienie, inne niż zwykła edycja klubowicza – masowe wgranie danych osobowych to poważniejsza sprawa niż poprawienie jednego adresu. Administrator klubu nadaje je w ustawieniach konta operatora.

Import znajdziesz w menu panelu: Klub → Import klubowiczów → Import z plików własnych – obok znanego już importu z PZSS.

To funkcja płatnej wersji portalu; przy pozycji w menu widać znaczek. Import strzelców z PZSS zostaje bez zmian, darmowy.