Kontrola zadłużeń – system sam przypomina o zaległych składkach

Pilnowanie, kto nie zapłacił składki, to robota, której nikt w klubie nie lubi. Trzeba przejrzeć listę, wypisać nazwiska, napisać maila, po miesiącu napisać drugiego, a przy okazji nie pomylić się co do kogoś, kto akurat zapłacił w zeszłym tygodniu.

Kontrola zadłużeń robi to za Ciebie. Raz ustawiasz zasady, a system codziennie rano sprawdza stan zaległości i wysyła przypomnienia. Poniżej cały mechanizm od początku do końca.

🆕 Jak to działa?

1. Kto w ogóle jest „dłużnikiem"

To Ty ustalasz. Decydują dwa progi naraz – muszą być spełnione oba:

• kwota zaległości – suma musi być większa niż podany limit,
• liczba zaległych płatności – musi być co najmniej tyle, ile podasz.

Przykład przy ustawieniu 600 zł i 3 płatności:

• 650 zł w 3 zaległych płatnościach → to dłużnik, system się nim zajmie,
• 800 zł, ale w 2 płatnościach → nie, bo za mało zaległych pozycji,
• równo 600 zł w 4 płatnościach → nie, bo kwota musi być większa niż limit.

Dwa progi zamiast jednego chronią przed nachalnością wobec kogoś, kto zapomniał o jednej opłacie.

Liczą się zaległe płatności klubowe – składki członkowskie, opłaty wystawione przez klub, płatności cykliczne. Wpisowe na zawody nie wchodzi do tego rachunku.

2. Trzy poziomy przypomnień

Zamiast jednego ponaglenia w kółko, system eskaluje ton:

| Poziom | Kiedy | Domyślny kanał | |---|---|---| | 1 – grzeczne przypomnienie | po 7 dniach | e-mail | | 2 – pilne ostrzeżenie | 14 dni po poziomie 1 | e-mail + SMS | | 3 – ostateczne ostrzeżenie | 30 dni po poziomie 2 | e-mail + SMS |

Każdy poziom możesz włączyć osobno, zmienić mu liczbę dni i wybrać kanał: sam e-mail, sam SMS albo oba.

Ważne, jak liczone są odstępy: od poprzedniego przypomnienia, nie od terminu płatności. Pierwsze przypomnienie wychodzi przy najbliższym porannym przebiegu, gdy ktoś przekroczy oba progi. Kolejne dopiero po tylu dniach, ile ustawisz.

Jeśli wolisz prościej, wyłącz przełącznik Wielopoziomowy. Wtedy zostaje jedno przypomnienie, powtarzane nie częściej niż co tyle dni, ile podasz przy poziomie 1.

3. Automatyczne usuwanie – opcja, nie domyślna

Możesz pozwolić systemowi, żeby po ostatnim ostrzeżeniu sam skreślił dłużnika z listy członków. Domyślnie jest to wyłączone i włącza się świadomie.

Warunek jest twardy: usunięta może zostać wyłącznie osoba, która dostała już przypomnienie poziomu 3 i minęło od niego tyle dni, ile ustawisz. Bez trzeciego przypomnienia nikt nie zostanie usunięty – choćby zaległość rosła latami.

Usunięcie nie kasuje konta ani historii. Zmienia się status członkostwa, a osoba dostaje o tym maila. Z Raportu zadłużeń możesz ją w każdej chwili przywrócić.

4. Treść wiadomości piszesz sam

Każdy poziom ma własny temat i treść e-maila oraz osobną, krótką wersję SMS. Możesz w nich użyć zmiennych, które system podmienia na dane konkretnej osoby:

{FIRST_NAME}, {LAST_NAME}, {EMAIL}, {PHONE}, {DEBT_AMOUNT}, {PAYMENT_COUNT}, {CLUB_NAME}, a w mailach dodatkowo {PAYMENTS_LIST} – gotowa lista zaległych płatności z linkami do opłacenia.

5. Raport zadłużeń – co widzisz Ty

Osobny ekran pokazuje kto ile jest winien, w ilu zaległych płatnościach i jak wysokie jest ryzyko (Niskie / Średnie / Wysokie / Krytyczne). Ryzyko liczy się nie tylko z kwoty — bierze też pod uwagę, ile przypomnień już poszło i jak dawno. Ktoś po ostatecznym ostrzeżeniu stoi więc wyżej niż ktoś z podobnym długiem, do kogo jeszcze nic nie wysłaliśmy.

Są tam też pełna historia wysłanych przypomnień (kiedy, jakim kanałem, czy doszło) i historia usunięć. Wszystko możesz pobrać do arkusza (CSV).

Z tego samego miejsca wyślesz komuś przypomnienie ręcznie, poza harmonogramem.

6. Kogo system ma nie zaczepiać

Od tego jest biała lista – członek honorowy, zarząd, osoba spłacająca w ratach. Wpisana osoba nie dostaje żadnych przypomnień i nie jest usuwana, a jej dług nadal widzisz w Raporcie zadłużeń. Opisaliśmy ją osobno: Biała lista – kto ma nie dostawać wezwań do zapłaty.

7. Raport miesięczny dla zarządu

Pierwszego dnia każdego miesiąca system może wysłać na adres klubu zbiorcze podsumowanie: ile przypomnień poszło, ilu osób dotyczyły, ile było usunięć i jak wygląda łączne zadłużenie.

Obok przełącznika jest próg zadłużenia. Raport przychodzi tylko wtedy, gdy łączne zadłużenie klubu przekracza tę kwotę — przy progu 1000 zł i zadłużeniu 1200 zł raport przyjdzie, przy 800 zł nie. Wpisz 0, jeśli ma przychodzić zawsze.

🛠️ Jak to uruchomić?

1. Wejdź w Klub → Konfiguracja płatności → Kontrola zadłużeń.
2. Na górze jest główny przełącznik Włącz moduł kontroli zadłużeń. Wyłączony – system nie wysyła niczego i nikogo nie usuwa, niezależnie od pozostałych ustawień. Włączony – działa według tego, co ustawisz niżej. To jest też Twój „stop awaryjny", gdy trzeba wszystko wstrzymać.
3. Ustaw Limity zadłużenia – kwotę i liczbę zaległych płatności (patrz przykład wyżej).
4. Włącz System przypomnień i przejdź przez trzy poziomy: dla każdego liczba dni i kanał.
5. Automatyczne usuwanie zostaw wyłączone, dopóki nie masz pewności, że progi i treści są takie, jak chcesz. To jedyna nieodwracalna z pozoru czynność w tym module – choć i ją da się cofnąć.
6. Treść wiadomości poprawisz w Klub → Konfiguracja klubu → Treść przypomnień SMS/eMail.
7. Zanim zostawisz to na noc, wejdź w Klub → Konfiguracja płatności → Biała lista i wpisz osoby, które mają być pomijane.
8. Efekty obserwujesz w Klub → Statystyki i raporty → Raport zadłużeń.

Kolejność ma znaczenie. Najpierw progi, potem treści, potem biała lista, a automatyczne usuwanie na samym końcu – najlepiej dopiero wtedy, gdy pierwsza tura przypomnień już poszła i wiesz, kogo dotyczy.

❓ FAQ

Włączyłem moduł – czy ludzie dostaną przypomnienia od razu? Przy najbliższym porannym przebiegu, jeśli przekraczają oba progi. Dlatego zanim włączysz, zajrzyj do Raportu zadłużeń i sprawdź, kto się na tej liście znajdzie. To jest moment na wpisanie wyjątków na białą listę.

O jakich porach to działa? Przypomnienia wychodzą rano. Automatyczne usuwanie liczone jest w nocy. Raport miesięczny idzie pierwszego dnia miesiąca.

Co jeśli ktoś nie ma numeru telefonu albo maila? System wysyła tym kanałem, który jest. Brak numeru nie blokuje maila i odwrotnie.

Czy usunięcie z klubu jest ostateczne? Nie. Konto i cała historia zostają, zmienia się tylko status członkostwa – z Raportu zadłużeń przywracasz osobę jednym kliknięciem. Sama osoba dostaje maila o skreśleniu.

Czy to wysyła ponaglenia za wpisowe na zawody? Nie. Kontrola zadłużeń pilnuje płatności klubowych – składek i opłat wystawionych przez klub. Opłaty za starty w zawodach mają własny mechanizm przypominania, przy liście startowej.

Chcę wstrzymać wszystko na miesiąc. Wyłącz główny przełącznik Włącz moduł kontroli zadłużeń. Ustawienia zostają, wysyłka staje. Jeśli chodzi o pojedyncze osoby, nie wyłączaj całości – od tego jest biała lista.

Czy klubowicz widzi, na którym poziomie przypomnienia jest? Nie. Dostaje wiadomość o takiej treści, jaką ustawisz dla danego poziomu – numeru poziomu w niej nie ma, chyba że sam go wpiszesz.